С тем, какие документы по охране труда должны быть в каждой компании, мы разобрались в предыдущей статье. Однако часть важных вопросов осталось «в тени». Как часто нужно обновлять документацию? Что делать со старыми экземплярами и дубликатами? Можно ли уничтожать неактуальные документы по охране труда и какие в целом сроки хранения документации установлены российским законодательством? Обо всем расскажем в этой статье.
Организационно-правовые документы (напомним, в эту группу входят положения, стандарты системы управления охраной труда (СУОТ), инструкции и правила по охране труда, а также различные нормы и перечни) обновляются в следующих случаях:
Изменение государственных нормативных актов в области охраны труда
ПРИМЕР. Долгое время для подготовки инструкций по охране труда работники различных организаций использовали готовые решения из Интернета. Такие инструкции зачастую не имели четкой структуры и не отражали особенности технологического процесса конкретной организации, конкретного работника (Очень часто можно встретить случаи, когда слесарь-сантехник помимо своих непосредственных должностных обязанностей занимается малярными работами, сваркой и т.д.). Всё изменилось с вступлением в силу Приказа Минтруда России т 29.10.2021 № 772н «Об утверждении основных требований к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемых работодателем». Теперь к структуре и содержанию инструкций по охране труда предъявляются четкие нормативные требования.
При внедрении в производственные процессы организации новой техники и технологий
ПРИМЕР. Для развития своей бизнес-экосистемы Компания «Рубеж»* решила открыть новое направление – междугородние грузоперевозки. Для этого Компания арендовала территорию бывшего автобусного парка и закупила грузовые автомобили. Теперь Компании необходимо расширить свою СУОТ в соответствии с новым технологическим процессом и оборудованием. Новое направление – новые документы.
При изменении условий труда работников (сюда можно отнести в том числе изменения в штатном расписании Компании)
ПРИМЕР. Организация занимается прокладкой автомобильных дорог в городах центральной части России. В Организации внедрена и функционирует СУОТ – разработаны все необходимые документы, с работниками Организации проводятся все необходимые мероприятия (инструктажи, обучение, стажировки, медосмотры, выдаются СИЗ и смывающие средства и т.п.). В какой-то момент руководство Организации приняло решение расширить географию деятельности Организации на города северных широт России. В этом случае действующая СУОТ будет функционировать неэффективно, или даже с нарушениями законодательства. Дело в том, что на тех сотрудников, которые выполняют работы на севере, будут воздействовать дополнительные вредные и опасные производственные факторы. Кроме того, таким работникам полагаются СИЗ иного класса защиты. Единственное верное решение – вносить изменения в СУОТ.
По результатам расследования аварий, несчастных случаев и случаев профессиональных заболеваний работников
ПРИМЕР. В Организации произошел несчастный случай – работница получила ушиб головы в результате падения папки с документами. Альбина Эдуардовна работает бухгалтером. Ей срочно понадобилась папка с отчетами за прошлый год. Пока бухгалтер была в отпуске, ее помощник, Виталий Александрович, подумав, что эти документы больше не понадобятся, поставил папку на верхнюю полку стеллажа. Альбине Эдуардовне пришлось потянуться за папкой с отчетными документами, она подцепила папку за край, но удержать не смогла, и тяжелая папка упала ей на голову. Работодатель инициировал расследование несчастного случая, и по результатам расследования принял решение о необходимости закупки небольших стремянок для офиса, а также внесения изменений в инструкцию по охране труда для офисных работников, а именно – внести пункт о правильном хранении и размещении документов на стеллажах и использовании закупленных стремянок.
По результатам внутренних и внешних аудитов СУОТ
ПРИМЕР. Генеральный директор ООО «ППР» заказал у компании ООО «Новая Парадигма» аудит системы управления охраной труда. По результатам аудита, в числе нарушений экспертами было выявлено, что ООО «ПРР» не проводит медицинские осмотры в отношении водителей. Кроме того, в Положении о системе управления охраной труда Организации указано, что в Организации отсутствуют работники, которым необходимо проходить медицинские осмотры согласно видам выполняемых работ. В отчете аудита эксперты указали на необходимость внесения соответствующих корректировок. По результатам аудита генеральный директор поручил специалисту по охране труда ООО «ПРР» организовать проведение медицинских осмотров водителей и выстроить процедуру контроля и учета данного мероприятия.
По требованию представителей органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области охраны труда или органов федеральной инспекции труда
Такие требования могут возникнуть в двух случаях: если в комиссию по расследованию несчастного случая включили представителей указанных органов, либо по результатам проверок.
По решению работодателя
Как мы выяснили – оснований для актуализации, отмены или, наоборот, разработки новых документов, много. Наиболее частой причиной является изменение штатного расписания – ввод новых должностей, открытие новых отделов, или вообще реорганизация структуры организации. Зачастую, особенно в крупных компаниях, такие изменения происходят не раз и не два в год, и на каждое из них необходимо реагировать. Это становится причиной стремительного роста количества неактуальных документов. При этом место на полках сокращается – папки с новыми документы физически становится некуда ставить. Появляется соблазн просто выкинуть все ненужные файлы. Но можно ли это делать?
Ни в коем случае не следует уничтожать старые версии ранее действующих документов, какими бы незначительными они ни казались. На это есть две причины. Во-первых, законодательно регламентирован порядок обращения с такой документацией, а во-вторых, сохранение «истории» документов прямо показывает, что в вашей Компании СУОТ давно внедрена и функционирует.
ПРИМЕР. В 2023 году в Организацию был принят работник, менеджер по продажам. Трудовым договором ему установили дистанционный режим работы. Как мы знаем из статьи 312.1 Трудового Кодекса Российской Федерации, с дистанционными работниками не проводится большая часть обязательных мероприятий по охране труда, в том числе обучение по охране труда. Кроме того, Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 дает право работодателям освобождать некоторые категории работников от прохождения обучения по охране труда и инструктажа по охране труда на рабочем месте. И Работодатель воспользовался этим правом – утвердил соответствующие перечни, включив туда менеджера по продажам. Через год работника перевели на работу в офисе, на него стали распространятся основные требования охраны труда. Вместе с тем добросовестный Работодатель утвердил новые перечни освобожденных от обучения и инструктажа по охране труда, а старый – уничтожил за ненадобностью. В случае проверки факт отсутствия у менеджера по продажам обучения по охране труда может расцениваться как нарушение законодательных норм.
ЕЩЁ ОДИН ПРИМЕР. Василий Петрович устроился гальваником на металлообрабатывающий завод, проработал месяц и решил сменить сферу своей деятельности. Спустя несколько лет Василий Петрович заметил ухудшение своего здоровья и обратился в медицинское учреждение, которое в свою очередь установило предварительный диагноз – хроническое профессиональное заболевания и направило Василия Петровича в центр профессиональной патологии. Центр профпаталогии инициировал проведение экспертизы связи заболевания с занимаемой ранее должностью. В ходе экспертизы у бывшего работодателя были запрошены документы, подтверждающие проведение СОУТ на рабочем месте гальваника, сведения о выдаче работнику СИЗ, а также о предоставлявшихся гарантиях и компенсациях. Все необходимые документы нашлись в архиве, в каждом из них – подпись пострадавшего. По результатам экспертизы было установлено, что ухудшение здоровья бывшего работника не связано с работой на металлообрабатывающем заводе. А если бы документы не нашлись?
Поэтому очень важно сохранять все документы по охране труда путем их архивации.
Для ответа на этот вопрос обратимся к Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Сроки хранения основных документов по охране труда приведены на рисунке 1.
Рис. 1 Сроки хранения документов по охране труда в архиве Организации
Несмотря на то, что для части документов установлен совсем небольшой срок хранения – всего 5 лет, мы рекомендуем не уничтожать документы по его истечении. Они могут пригодиться в самый неожиданный момент – вспомните Василия Петровича!
Еще больше интересного контента в нашем Telegram–канале. Подписывайтесь и будьте в курсе всех новостей охраны труда!
*Все события и наименования, использованные в качестве примеров в данной статье, вымышлены. Любые сходства с реальными событиями и наименованиями – случайно.
Приказом №9 от 19.11.19
Генерального директора
ООО «Новая Парадигма»
Белько Т.С.
Настоящая Политика конфиденциальности персональных данных (далее – Политика конфиденциальности) действует в отношении всей информации, которую сайт Компании «Новая Парадигма», (далее – Сайт) расположенный на доменном имени n-paradigma.ru (а также его субдоменах), может получить о Пользователе во время использования сайта n-paradigma.ru (а также его субдоменов), его программ и его продуктов.
1.1. В настоящей Политике конфиденциальности используются следующие термины:
1.1.1. «Администрация сайта» (далее – Администрация) – уполномоченные сотрудники на управление Сайтом, действующие от имени ООО «Новая Парадигма», которые организуют и (или) осуществляют обработку персональных данных, а также определяет цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
1.1.2. «Персональные данные» - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
1.1.3. «Обработка персональных данных» - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
1.1.4. «Конфиденциальность персональных данных» - обязательное для соблюдения Оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.
1.1.5. «Сайт Компании «Новая Парадигма» это совокупность связанных между собой веб-страниц, размещенных в сети Интернет по уникальному адресу (URL): n-paradigma.ru, а также его субдоменах.
1.1.6. «Субдомены» это страницы или совокупность страниц, расположенные на доменах третьего уровня, принадлежащие Сайту, а также другие временные страницы, внизу который указана контактная информация Администрации.
1.1.7. «Пользователь сайта Компании «Новая Парадигма» (далее Пользователь) – лицо, имеющее доступ к Сайту, посредством сети Интернет и использующее информацию, материалы и продукты Сайта.
1.1.8. «Cookies» — небольшой фрагмент данных, отправленный веб-сервером и хранимый на компьютере пользователя, который веб-клиент или веб-браузер каждый раз пересылает веб-серверу в HTTP-запросе при попытке открыть страницу соответствующего сайта.
1.1.9. «IP-адрес» — уникальный сетевой адрес узла в компьютерной сети, через который Пользователь получает доступ на Сайт.
1.1.10. «Товар» - продукт, который Пользователь заказывает на сайте и оплачивает через платёжные системы.
2.1. Использование Сайта Пользователем означает согласие с настоящей Политикой конфиденциальности и условиями обработки персональных данных Пользователя.
2.2. В случае несогласия с условиями Политики конфиденциальности Пользователь должен прекратить использование Сайта.
2.3. Настоящая Политика конфиденциальности применяется к настоящему Сайту. Сайт не контролирует и не несет ответственность за сайты третьих лиц, на которые Пользователь может перейти по ссылкам, доступным на Сайте.
2.4. Администрация не проверяет достоверность персональных данных, предоставляемых Пользователем.
3.1. Настоящая Политика конфиденциальности устанавливает обязательства Администрации по неразглашению и обеспечению режима защиты конфиденциальности персональных данных, которые Пользователь предоставляет по запросу Администрации при регистрации на Сайте, при подписке на информационную e-mail рассылку или при оформлении заказа.
3.2. Персональные данные, разрешённые к обработке в рамках настоящей Политики конфиденциальности, предоставляются Пользователем путём заполнения форм на Сайте и включают в себя следующую информацию:
3.3. Сайт защищает Данные, которые автоматически передаются при посещении страниц:
3.3.1. Отключение cookies может повлечь невозможность доступа к частям сайта, требующим авторизации.
3.3.2. Сайт осуществляет сбор статистики об IP-адресах своих посетителей. Данная информация используется с целью предотвращения, выявления и решения технических проблем.
3.4. Любая иная персональная информация неоговоренная выше (история посещения, используемые браузеры, операционные системы и т.д.) подлежит надежному хранению и нераспространению, за исключением случаев, предусмотренных в п.п. 5.2. и 5.3. настоящей Политики конфиденциальности.
4.1. Персональные данные Пользователя Администрация может использовать в целях:
4.1.1. Идентификации Пользователя, зарегистрированного на Сайте для его дальнейшей авторизации, оформления заказа и других действий.
4.1.2. Предоставления Пользователю доступа к персонализированным данным Сайта.
4.1.3. Установления с Пользователем обратной связи, включая направление уведомлений, запросов, касающихся использования Сайта, оказания услуг и обработки запросов и заявок от Пользователя.
4.1.4. Определения места нахождения Пользователя для обеспечения безопасности, предотвращения мошенничества.
4.1.5. Подтверждения достоверности и полноты персональных данных, предоставленных Пользователем.
4.1.6. Создания учетной записи для использования частей Сайта, если Пользователь дал согласие на создание учетной записи.
4.1.7. Уведомления Пользователя по электронной почте.
4.1.8. Предоставления Пользователю эффективной технической поддержки при возникновении проблем, связанных с использованием Сайта.
4.1.9. Предоставления Пользователю с его согласия специальных предложений, информации о ценах, новостной рассылки и иных сведений от имени Сайта.
4.1.10. Осуществления рекламной деятельности с согласия Пользователя.
5.1. Обработка персональных данных Пользователя осуществляется без ограничения срока, любым законным способом, в том числе в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
5.2. Пользователь соглашается с тем, что Администрация вправе передавать персональные данные третьим лицам, в частности, курьерским службам, организациям почтовой связи (в том числе электронной), операторам электросвязи, исключительно в целях выполнения заказа Пользователя, оформленного на Сайте, включая доставку Товара, документации или e-mail сообщений.
5.3. Персональные данные Пользователя могут быть переданы уполномоченным органам государственной власти Российской Федерации только по основаниям и в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.
5.4. При утрате или разглашении персональных данных Администрация вправе не информировать Пользователя об утрате или разглашении персональных данных.
5.5. Администрация принимает необходимые организационные и технические меры для защиты персональной информации Пользователя от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий третьих лиц.
5.6. Администрация совместно с Пользователем принимает все необходимые меры по предотвращению убытков или иных отрицательных последствий, вызванных утратой или разглашением персональных данных Пользователя.
6.1. Пользователь вправе:
6.1.1. Принимать свободное решение о предоставлении своих персональных данных, необходимых для использования Сайта, и давать согласие на их обработку.
6.1.2. Обновить, дополнить предоставленную информацию о персональных данных в случае изменения данной информации.
6.1.3. Пользователь имеет право на получение у Администрации информации, касающейся обработки его персональных данных, если такое право не ограничено в соответствии с федеральными законами. Пользователь вправе требовать от Администрации уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
6.2. Администрация обязана:
6.2.1. Использовать полученную информацию исключительно для целей, указанных в п. 4 настоящей Политики конфиденциальности.
6.2.2. Обеспечить хранение конфиденциальной информации в тайне, не разглашать без предварительного письменного разрешения Пользователя, а также не осуществлять продажу, обмен, опубликование, либо разглашение иными возможными способами переданных персональных данных Пользователя, за исключением п.п. 5.2 и 5.3. настоящей Политики Конфиденциальности.
6.2.3. Принимать меры предосторожности для защиты конфиденциальности персональных данных Пользователя согласно порядку, обычно используемого для защиты такого рода информации в существующем деловом обороте.
6.2.4. Осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему Пользователю, с момента обращения или запроса Пользователя, или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных на период проверки, в случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий.
7.1. Администрация, не исполнившая свои обязательства, несёт ответственность за убытки, понесённые Пользователем в связи с неправомерным использованием персональных данных, в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных п.п. 5.2., 5.3. и 7.2. настоящей Политики Конфиденциальности.
7.2. В случае утраты или разглашения Конфиденциальной информации Администрация не несёт ответственность, если данная конфиденциальная информация:
7.2.1. Стала публичным достоянием до её утраты или разглашения.
7.2.2. Была получена от третьей стороны до момента её получения Администрацией Сайта.
7.2.3. Была разглашена с согласия Пользователя.
7.3. Пользователь несет полную ответственность за соблюдение требований законодательства РФ, в том числе законов о рекламе, о защите авторских и смежных прав, об охране товарных знаков и знаков обслуживания, но не ограничиваясь перечисленным, включая полную ответственность за содержание и форму материалов.
7.4. Пользователь признает, что ответственность за любую информацию (в том числе, но не ограничиваясь: файлы с данными, тексты и т. д.), к которой он может иметь доступ как к части Сайта, несет лицо, предоставившее такую информацию.
7.5. Пользователь соглашается, что информация, предоставленная ему как часть Сайта, может являться объектом интеллектуальной собственности, права на который защищены и принадлежат другим Пользователям, партнерам или рекламодателям, которые размещают такую информацию на Сайте.Пользователь не вправе вносить изменения, передавать в аренду, передавать на условиях займа, продавать, распространять или создавать производные работы на основе такого Содержания (полностью или в части), за исключением случаев, когда такие действия были письменно прямо разрешены собственниками такого Содержания в соответствии с условиями отдельного соглашения.
7.6. В отношение текстовых материалов (статей, публикаций, находящихся в свободном публичном доступе на Сайте) допускается их распространение при условии, что будет дана ссылка на Сайт.
7.7. Администрация не несет ответственности перед Пользователем за любой убыток или ущерб, понесенный Пользователем в результате удаления, сбоя или невозможности сохранения какого-либо Содержания и иных коммуникационных данных, содержащихся на Сайте или передаваемых через него.
7.8. Администрация не несет ответственности за любые прямые или косвенные убытки, произошедшие из-за: использования либо невозможности использования сайта, либо отдельных сервисов; несанкционированного доступа к коммуникациям Пользователя; заявления или поведение любого третьего лица на сайте.
7.9. Администрация не несет ответственность за какую-либо информацию, размещенную пользователем на Сайте, включая, но не ограничиваясь: информацию, защищенную авторским правом, без прямого согласия владельца авторского права.
8.1. До обращения в суд с иском по спорам, возникающим из отношений между Пользователем и Администрацией, обязательным является предъявление претензии (письменного предложения или предложения в электронном виде о добровольном урегулировании спора).
8.2. Получатель претензии в течение 30 календарных дней со дня получения претензии, письменно или в электронном виде уведомляет заявителя претензии о результатах рассмотрения претензии.
8.3. При не достижении соглашения спор будет передан на рассмотрение Арбитражного суда г. Москва.
8.4. К настоящей Политике конфиденциальности и отношениям между Пользователем и Администрацией применяется действующее законодательство Российской Федерации.
9.1. Администрация вправе вносить изменения в настоящую Политику конфиденциальности без согласия Пользователя.
9.2. Новая Политика конфиденциальности вступает в силу с момента ее размещения на Сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики конфиденциальности.
9.3. Все предложения или вопросы касательно настоящей Политики конфиденциальности следует сообщать по адресу: info@n-paradigma.ru.
г. Москва, ООО "Новая Парадигма"
Полное или частичное выполнение функций специалиста по охране труда.
Стоимость услуги:
Новое требование законодательства как часть риск-ориентированного подхода в охране труда. Обязательная процедура, выполнение которой контролируется проверяющими органами.
Проверка соответствия имеющейся документации требованиям контролирующих органов. Выдача отчета с указанием всех выявленных нарушений и ссылкой на законодательные требования.
Разработка локальных нормативных актов, инструкций, предоставление комплекта оформленных журналов.
Разработка локальной нормативной кадровой документации, организация кадрового учета.
Полное сопровождение расследования несчастных случаев.
Возможно консультирование по отдельным вопросам, связанным с расследованием. Стоимость консультации – от 2500 рублей/час.
Социальная работа