Время на прочтение: 10 минут
Электронный документооборот (ЭДО) очень популярен. Ведь с помощью ЭДО можно оптимизировать бизнес-процессы Компании. У такого способа ведения документации много преимуществ:
Доступ к документам из любой точки мира
Высокая скорость обмена, согласования и утверждения документов
Экономия ресурсов
Простота автоматизации процессов.
При ведении документации в электронном виде потребуется электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП имеет разные виды:
Простая электронная подпись (ПЭП)
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Рис. 1 Виды электронных цифровых подписей
Сроки действия сертификатов УКЭП отличаются в зависимости от конкретных удостоверяющих центров, в которых они были выданы. Для наглядности приведем примеры:
до 12 месяцев — в приложении «Госключ»
до 12 лет — в аккредитованном удостоверяющем центре для персонала коммерческих организаций и ИП
до 15 месяцев — в удостоверяющем центре ФНС для руководителей коммерческих организаций и ИП
от 12 лет — в удостоверяющем центре Банка России для руководителей коммерческих организаций и ИП, работающих в финансовой сфере.
Согласно действующему законодательству, любой из рассмотренных нами видов ЭЦП обладает юридической силой, наравне с собственноручной подписью (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Однако для каждой процедуры предусмотрен конкретный вид ЭЦП.
Все регламенты и распорядительные документы подписывает руководитель компании или ее должностные лица, имеющие на это полномочия, с помощью исключительно УКЭП. Также подача статистической отчетности, например сведений о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях по форме 7-ТРАВМАТИЗМ, производится только при использовании усиленной квалифицированной электронной подписи.
Для работы в системах электронного документооборота компании достаточно усиленной неквалифицированной электронной подписи работника. Чтобы наделить УНЭП юридической силой, работодатель и работник заключают дополнительное соглашение к трудовому договору.
Чтобы использовать УНЭП для получения государственных услуг, понадобится особый сертификат. Правила предоставления сертификата - ключа УНЭП регламентированы Постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152.
Чтобы узнать больше о системах, входящих в инфраструктуру электронного правительства, перейдите по ссылке. Под этим термином в трудоохранном законодательстве скрывается Портал Госуслуги.
Из-за большого объема документации, внедрить ЭДО в процессы охраны труда хотят многие работодатели. Но как наладить электронный документооборот по охране труда? Давайте разбираться.
Ознакомление работников с ЛНА в области охраны труда возможно при наличии в компании системы электронного документооборота (СЭД). При этом факт ознакомления работника с локальными нормативными актами регистрируется УНЭП или УКЭП работника (ст. 22.1, 22.3 ТК РФ).
О том, какие ЛНА в области охраны труда обязательны в Компании, читайте в нашей статье.
В соответствии со статьей 22.1 ТК РФ, фиксация результатов проведения инструктажей по охране труда в электронном виде запрещена. Традиционный способ регистрации инструктажей по охране труда это заполнение журналов инструктажей.
Об альтернативных способах регистрации инструктажей по охране труда рассказали в статьях:
Результаты обучения работников по охране труда, использованию (применению) средств индивидуальной защиты, оказания первой помощи пострадавшим оформляется протоколом проверки знаний. Протокол проверки знаний можно оформить в электронном виде (п. 91 Постановления Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464). Протокол подписывают члены комиссии по проверке знаний, и работник, прошедший обучение, с помощью ЭЦП. Конкретный вид ЭЦП в документе не определен.
Отчет о СОУТ может быть составлен в форме электронного документа (ч. 2 ст. 15 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ). Документ подписывают члены комиссии по проведению СОУТ с помощью УКЭП или УНЭП.
Так как отчет о проведении СОУТ также подписывается экспертом, проводящем СОУТ, необходимо заранее, на этапе выбора организации-исполнителя, уточнить возможность формирования документа в электронной форме с использованием УКЭП эксперта.
Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ устанавливает также обязанность работодателя ознакомить работника с результатами СОУТ на его рабочем месте в письменной форме. То есть, бумажный носитель результатов СОУТ работник подписывает собственноручно. Однако в 426-ФЗ нет упоминания о том, что таким носителем является карта СОУТ. Это позволяет создать лист ознакомления с результатами СОУТ, содержащий реквизиты конкретной карты СОУТ.
Отметим, что ЭЦП (УКЭП) применяют также при подаче декларации СОУТ в электронном виде (п. 3 Приложения № 2 к приказу Минтруда России от 17.06.2021 № 406н).
Процедура ОПР наименее регламентирована нормативными правовыми актами в области охраны труда.
Комплект документов по ОПР содержит ряд документов, утверждаемых руководителем организации. Это:
Приказ о комиссии по проведению ОПР
Перечень рабочих мест
Реестр идентифицированных опасностей
Сводный реестр ОПР
План управления профессиональными рисками.
Как мы выяснили ранее, все документы, утверждаемые работодателем, подписываются УКЭП.
Комиссия по ОПР, по аналогии с комиссией по СОУТ, для подписания документов использует УКЭП или УНЭП.
Ознакомление работников с результатами ОПР может быть организовано с помощью системы электронного документооборота (т.к. запрет на применение СЭД в этом случае не регламентирован) как путем подписания самой карты ОПР, так и путем подписания листа ознакомления, содержащего реквизиты конкретной карты ОПР. Для этого применяют УКЭП или УНЭП работника.
Допускается выдача направлений на предварительный, периодический медицинский осмотр в электронном виде (п. 9 Приказа Минздрава России от 28.01.2021 № 29н) с использованием ЭЦП работодателя и работника.
Учет выданных направлений может быть также организован в электронном виде.
В электронной форме допустимо формировать:
Заключение по результатам проведения предварительного медицинского осмотра (с использованием УКЭП членов врачебной комиссии)
Заключение по результатам проведения периодического медицинского осмотра (с использованием УКЭП членов врачебной комиссии)
Заключительный акт по результатам проведения периодических медицинских осмотров за отчетный период.
Медицинское заключение по результатам проведения предрейсовых, предсменных, медосмотров в течение рабочего дня, а также послерейсовых, послесменных медицинских осмотров работников может быть сформировано в электронном виде с использованием УКЭП медицинского работника и ПЭП работника (п. 20, 22 Приказа Минздрава России от 30.05.2023 № 266н).
При проведении предрейсовых, послерейсовых и иных указанных выше медицинских осмотров с использованием медицинских изделий (т.е. без непосредственного присутствия медицинского работника при проведении медицинского осмотра) обеспечивается идентификация медицинского работника и работника Компании в инфраструктуре электронного правительства. Медицинское заключение в этом случае оформляется с использованием УКЭП медицинского работника (п. 14 Постановления Правительства РФ от 30.05.2023 № 866).
Направление на психиатрическое освидетельствование может быть сформировано в электронном виде с использованием ПЭП работодателя и работника (п. 6 Приказа Минздрава России от 20.05.2022 № 342н).
Работодатель организует учет выданных направлений. Как и с направлениями на предварительные и периодические медицинские осмотры, такой учет допускается осуществлять в электронном виде.
Заключение врачебной комиссии по результатам проведения психиатрического освидетельствования может быть сформировано в электронном виде. При этом заключение подписывается УКЭП всех членов врачебной комиссии (п. 13 Приказа Минздрава России от 20.05.2022 № 342н).
Пункт 25 Приказа Минтруда России от 29.10.2021 № 766н устанавливает возможность ведения личных карточек выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ), в том числе дежурных СИЗ, дерматологических СИЗ и смывающих средств в электронном виде. В этом случае вместо подписи работника в карточку вносятся дата и номер документа бухгалтерского учета о получении СИЗ.
Бухгалтерский документ о получении работником СИЗ должен включать сведения, позволяющие идентифицировать работника. Это может быть:
Личная подпись на бумажном носителе
Данные с устройств, считывающих биометрические данные
Электронная подпись.
При выдаче СИЗ с использованием вендингового оборудования, необходимо обеспечить возможность идентификации работника и автоматическое заполнение электронной карточки выдачи СИЗ.
Напомним, ранее, по Приказу Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н, в личную карточку выдачи СИЗ вносились сведения о сертификате соответствия СИЗ. Согласно Приказу Минтруда России от 29.10.2021 № 766н, достаточно обеспечить хранение у работодателя сертификатов соответствия, которое можно организовать в том числе и в электронном виде.
Статьей 22.1 ТК РФ установлен запрет на оформление материалов расследования несчастных случаев, в том числе с дистанционными работниками, в электронном виде.
Учет микротравм работников допускается производить в электронном виде с использованием любого способа, позволяющего идентифицировать работника и лицо, ответственное за учет микротравм работников (см. раздел о выдаче СИЗ) (п. 4 Приказа Минтруда России от 15.09.2021 № 632н).
Прямого запрета или разрешения на использование СЭД в рамках расследования профессиональных заболеваний работников в нормативной документации не содержится. Постановлением Правительства РФ от 05.07.2022 № 1206 установлена возможность только взаимодействия членов комиссии с использованием электронных систем, в том числе направления документов, необходимых для расследования, в электронной форме.
Таким образом, делаем вывод, что акт о расследовании профессионального заболевания и все прилагаемые к нему документы должны быть оформлены на бумажном носителе.
Использование систем электронного документооборота и электронных цифровых подписей для реализации того или иного мероприятия в области охраны труда, должно быть закреплено в локальной нормативной документации компании. Несмотря на то, что для ряда мероприятий допускается использование работниками простой электронной подписи, мы рекомендуем пользоваться УКЭП или УНЭП для большинства мероприятий по охране труда.
Остались вопросы? Задайте их в нашем Telegram-канале.
Для оформления статьи использовалось изображение с сайта Freepik
Приказом №9 от 19.11.19
Генерального директора
ООО «Новая Парадигма»
Белько Т.С.
Настоящая Политика конфиденциальности персональных данных (далее – Политика конфиденциальности) действует в отношении всей информации, которую сайт Компании «Новая Парадигма», (далее – Сайт) расположенный на доменном имени n-paradigma.ru (а также его субдоменах), может получить о Пользователе во время использования сайта n-paradigma.ru (а также его субдоменов), его программ и его продуктов.
1.1. В настоящей Политике конфиденциальности используются следующие термины:
1.1.1. «Администрация сайта» (далее – Администрация) – уполномоченные сотрудники на управление Сайтом, действующие от имени ООО «Новая Парадигма», которые организуют и (или) осуществляют обработку персональных данных, а также определяет цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
1.1.2. «Персональные данные» - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
1.1.3. «Обработка персональных данных» - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
1.1.4. «Конфиденциальность персональных данных» - обязательное для соблюдения Оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.
1.1.5. «Сайт Компании «Новая Парадигма» это совокупность связанных между собой веб-страниц, размещенных в сети Интернет по уникальному адресу (URL): n-paradigma.ru, а также его субдоменах.
1.1.6. «Субдомены» это страницы или совокупность страниц, расположенные на доменах третьего уровня, принадлежащие Сайту, а также другие временные страницы, внизу который указана контактная информация Администрации.
1.1.7. «Пользователь сайта Компании «Новая Парадигма» (далее Пользователь) – лицо, имеющее доступ к Сайту, посредством сети Интернет и использующее информацию, материалы и продукты Сайта.
1.1.8. «Cookies» — небольшой фрагмент данных, отправленный веб-сервером и хранимый на компьютере пользователя, который веб-клиент или веб-браузер каждый раз пересылает веб-серверу в HTTP-запросе при попытке открыть страницу соответствующего сайта.
1.1.9. «IP-адрес» — уникальный сетевой адрес узла в компьютерной сети, через который Пользователь получает доступ на Сайт.
1.1.10. «Товар» - продукт, который Пользователь заказывает на сайте и оплачивает через платёжные системы.
2.1. Использование Сайта Пользователем означает согласие с настоящей Политикой конфиденциальности и условиями обработки персональных данных Пользователя.
2.2. В случае несогласия с условиями Политики конфиденциальности Пользователь должен прекратить использование Сайта.
2.3. Настоящая Политика конфиденциальности применяется к настоящему Сайту. Сайт не контролирует и не несет ответственность за сайты третьих лиц, на которые Пользователь может перейти по ссылкам, доступным на Сайте.
2.4. Администрация не проверяет достоверность персональных данных, предоставляемых Пользователем.
3.1. Настоящая Политика конфиденциальности устанавливает обязательства Администрации по неразглашению и обеспечению режима защиты конфиденциальности персональных данных, которые Пользователь предоставляет по запросу Администрации при регистрации на Сайте, при подписке на информационную e-mail рассылку или при оформлении заказа.
3.2. Персональные данные, разрешённые к обработке в рамках настоящей Политики конфиденциальности, предоставляются Пользователем путём заполнения форм на Сайте и включают в себя следующую информацию:
3.3. Сайт защищает Данные, которые автоматически передаются при посещении страниц:
3.3.1. Отключение cookies может повлечь невозможность доступа к частям сайта, требующим авторизации.
3.3.2. Сайт осуществляет сбор статистики об IP-адресах своих посетителей. Данная информация используется с целью предотвращения, выявления и решения технических проблем.
3.4. Любая иная персональная информация неоговоренная выше (история посещения, используемые браузеры, операционные системы и т.д.) подлежит надежному хранению и нераспространению, за исключением случаев, предусмотренных в п.п. 5.2. и 5.3. настоящей Политики конфиденциальности.
4.1. Персональные данные Пользователя Администрация может использовать в целях:
4.1.1. Идентификации Пользователя, зарегистрированного на Сайте для его дальнейшей авторизации, оформления заказа и других действий.
4.1.2. Предоставления Пользователю доступа к персонализированным данным Сайта.
4.1.3. Установления с Пользователем обратной связи, включая направление уведомлений, запросов, касающихся использования Сайта, оказания услуг и обработки запросов и заявок от Пользователя.
4.1.4. Определения места нахождения Пользователя для обеспечения безопасности, предотвращения мошенничества.
4.1.5. Подтверждения достоверности и полноты персональных данных, предоставленных Пользователем.
4.1.6. Создания учетной записи для использования частей Сайта, если Пользователь дал согласие на создание учетной записи.
4.1.7. Уведомления Пользователя по электронной почте.
4.1.8. Предоставления Пользователю эффективной технической поддержки при возникновении проблем, связанных с использованием Сайта.
4.1.9. Предоставления Пользователю с его согласия специальных предложений, информации о ценах, новостной рассылки и иных сведений от имени Сайта.
4.1.10. Осуществления рекламной деятельности с согласия Пользователя.
5.1. Обработка персональных данных Пользователя осуществляется без ограничения срока, любым законным способом, в том числе в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
5.2. Пользователь соглашается с тем, что Администрация вправе передавать персональные данные третьим лицам, в частности, курьерским службам, организациям почтовой связи (в том числе электронной), операторам электросвязи, исключительно в целях выполнения заказа Пользователя, оформленного на Сайте, включая доставку Товара, документации или e-mail сообщений.
5.3. Персональные данные Пользователя могут быть переданы уполномоченным органам государственной власти Российской Федерации только по основаниям и в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.
5.4. При утрате или разглашении персональных данных Администрация вправе не информировать Пользователя об утрате или разглашении персональных данных.
5.5. Администрация принимает необходимые организационные и технические меры для защиты персональной информации Пользователя от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий третьих лиц.
5.6. Администрация совместно с Пользователем принимает все необходимые меры по предотвращению убытков или иных отрицательных последствий, вызванных утратой или разглашением персональных данных Пользователя.
6.1. Пользователь вправе:
6.1.1. Принимать свободное решение о предоставлении своих персональных данных, необходимых для использования Сайта, и давать согласие на их обработку.
6.1.2. Обновить, дополнить предоставленную информацию о персональных данных в случае изменения данной информации.
6.1.3. Пользователь имеет право на получение у Администрации информации, касающейся обработки его персональных данных, если такое право не ограничено в соответствии с федеральными законами. Пользователь вправе требовать от Администрации уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
6.2. Администрация обязана:
6.2.1. Использовать полученную информацию исключительно для целей, указанных в п. 4 настоящей Политики конфиденциальности.
6.2.2. Обеспечить хранение конфиденциальной информации в тайне, не разглашать без предварительного письменного разрешения Пользователя, а также не осуществлять продажу, обмен, опубликование, либо разглашение иными возможными способами переданных персональных данных Пользователя, за исключением п.п. 5.2 и 5.3. настоящей Политики Конфиденциальности.
6.2.3. Принимать меры предосторожности для защиты конфиденциальности персональных данных Пользователя согласно порядку, обычно используемого для защиты такого рода информации в существующем деловом обороте.
6.2.4. Осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему Пользователю, с момента обращения или запроса Пользователя, или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных на период проверки, в случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий.
7.1. Администрация, не исполнившая свои обязательства, несёт ответственность за убытки, понесённые Пользователем в связи с неправомерным использованием персональных данных, в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных п.п. 5.2., 5.3. и 7.2. настоящей Политики Конфиденциальности.
7.2. В случае утраты или разглашения Конфиденциальной информации Администрация не несёт ответственность, если данная конфиденциальная информация:
7.2.1. Стала публичным достоянием до её утраты или разглашения.
7.2.2. Была получена от третьей стороны до момента её получения Администрацией Сайта.
7.2.3. Была разглашена с согласия Пользователя.
7.3. Пользователь несет полную ответственность за соблюдение требований законодательства РФ, в том числе законов о рекламе, о защите авторских и смежных прав, об охране товарных знаков и знаков обслуживания, но не ограничиваясь перечисленным, включая полную ответственность за содержание и форму материалов.
7.4. Пользователь признает, что ответственность за любую информацию (в том числе, но не ограничиваясь: файлы с данными, тексты и т. д.), к которой он может иметь доступ как к части Сайта, несет лицо, предоставившее такую информацию.
7.5. Пользователь соглашается, что информация, предоставленная ему как часть Сайта, может являться объектом интеллектуальной собственности, права на который защищены и принадлежат другим Пользователям, партнерам или рекламодателям, которые размещают такую информацию на Сайте.Пользователь не вправе вносить изменения, передавать в аренду, передавать на условиях займа, продавать, распространять или создавать производные работы на основе такого Содержания (полностью или в части), за исключением случаев, когда такие действия были письменно прямо разрешены собственниками такого Содержания в соответствии с условиями отдельного соглашения.
7.6. В отношение текстовых материалов (статей, публикаций, находящихся в свободном публичном доступе на Сайте) допускается их распространение при условии, что будет дана ссылка на Сайт.
7.7. Администрация не несет ответственности перед Пользователем за любой убыток или ущерб, понесенный Пользователем в результате удаления, сбоя или невозможности сохранения какого-либо Содержания и иных коммуникационных данных, содержащихся на Сайте или передаваемых через него.
7.8. Администрация не несет ответственности за любые прямые или косвенные убытки, произошедшие из-за: использования либо невозможности использования сайта, либо отдельных сервисов; несанкционированного доступа к коммуникациям Пользователя; заявления или поведение любого третьего лица на сайте.
7.9. Администрация не несет ответственность за какую-либо информацию, размещенную пользователем на Сайте, включая, но не ограничиваясь: информацию, защищенную авторским правом, без прямого согласия владельца авторского права.
8.1. До обращения в суд с иском по спорам, возникающим из отношений между Пользователем и Администрацией, обязательным является предъявление претензии (письменного предложения или предложения в электронном виде о добровольном урегулировании спора).
8.2. Получатель претензии в течение 30 календарных дней со дня получения претензии, письменно или в электронном виде уведомляет заявителя претензии о результатах рассмотрения претензии.
8.3. При не достижении соглашения спор будет передан на рассмотрение Арбитражного суда г. Москва.
8.4. К настоящей Политике конфиденциальности и отношениям между Пользователем и Администрацией применяется действующее законодательство Российской Федерации.
9.1. Администрация вправе вносить изменения в настоящую Политику конфиденциальности без согласия Пользователя.
9.2. Новая Политика конфиденциальности вступает в силу с момента ее размещения на Сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики конфиденциальности.
9.3. Все предложения или вопросы касательно настоящей Политики конфиденциальности следует сообщать по адресу: info@n-paradigma.ru.
г. Москва, ООО "Новая Парадигма"
Полное или частичное выполнение функций специалиста по охране труда.
Стоимость услуги:
Новое требование законодательства как часть риск-ориентированного подхода в охране труда. Обязательная процедура, выполнение которой контролируется проверяющими органами.
Проверка соответствия имеющейся документации требованиям контролирующих органов. Выдача отчета с указанием всех выявленных нарушений и ссылкой на законодательные требования.
Разработка локальных нормативных актов, инструкций, предоставление комплекта оформленных журналов.
Разработка локальной нормативной кадровой документации, организация кадрового учета.
Полное сопровождение расследования несчастных случаев.
Возможно консультирование по отдельным вопросам, связанным с расследованием. Стоимость консультации – от 2500 рублей/час.
Социальная работа